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書類作成の効率化

医療や介護の業界で看護の仕事をしている人は、残業をなくすことができないかと考えることが多い。毎日、就業時間を過ぎてからも仕事をしなければならない状況に立たされているのが一般的だからである。残業時間中に行われている仕事として最も多いのは、書類作成と言われている。就業時間内には記録をつけている余裕がなく、他の仕事を一通り終えてから記録をつけ始める人が多いのである。その時間をいかに短縮できるかが、残業をなくすために重要と言えるだろう。

その工夫として、記録のテンプレートを作っておくという方法がある。よく記入する文句をコピー&ペーストで記入できるようにしたり、少し語句を変えるだけで状況に応じて使い分けられる文章を予め作っておくと、効率的に記録がつけられる。電子化が進んでいるためテンプレートをリスト化して入力しておけば、そこから必要なものを貼り付けるだけでほとんどの記録作業は終わるだろう。もし手書きで記録をつけているなら、テープに印刷したものを用意して貼り付けていくだけで記録が終えられる。このような工夫をすると、就業時間が終わってから始めても短時間で書類作成が終わるだろう。また、一つ一つの記入が短時間でできることが分かれば、就業時間内の空いた時間に少しずつ記入していくこともできるようになる。テンプレートを準備することで記入ミスも減らせることから、正確さの向上と効率化を同時に実現することができるのも利点である。